انتخاب زمان مذاکره

تعیین تاریخ و مدت زمان جلسۀ مذاکره با درنظر داشت چگونگی موضوعات مورد بحث، شرایط حاکم بر مذاکره، تعدد اطراف دخیل در مذاکره، پیچیدگی منازعه و همکاری یا عدم همکاری مشترک طرفین مذاکره،وقت و مدت جلسۀ مذاکره نیز تغییر خواهد نمود. مذاکره از لحاظ زمان ممکن است به وقتکمتر نیاز داشته باشد و همچنان نیز می تواند زمانگیر باشد. مذاکره ممکن است ساعات، روزها، ماه ها و حتی سال هارا در برگیرد. در صورتیکه حل و فصل منازعه به وقت بیشتر نیاز داشته باشد، بهتر است طرفین مذاکره مدت جلسه و وقت احتمالی را نیز برای آغاز و ختم مذاکره تعیین نمایند، به طور مثال، طرفین مذاکره می توانند تصمیم بگیرند که چه وقت جلسۀ مذاکره را آغاز و چه وقت ختم نمایند.
از توضیحات فوق بخوبی پیدا می شود که برنامه ریزی دقیق در مذاکره یکی از موضوعات اساسی برای کسب امتیاز بیشتر و رسیدن به توافق به حساب می رود. بدون برنامه ریزی درست و دقیق مشکل خواهد بود تا مذاکره کننده به اهداف و خواست هایش در مذاکره نایل گردد.پس از برنامه ریزی دقیق، جامع و همه جانبه، تعیین استراتیژی درست در مذاکره موضوع مهم دیگری است که در انجام مذاکرۀ موفق و سودمند نهایت عمده و اساسی شمرده می شود

انتخاب محل مذاکره

تعیین محل برگزاری مذاکره یکی دیگر از جنبه های تشریفات در مذاکرات، بخصوص در مذاکرات سیاسی تعیین محل برگزاری مذاکره می باشد. به این معنی که مذاکره در کجا باید صورت گیرد؟ در زمین خویش، در زمین حریف و یا در زمین ثالث؟ تعیین محل برگزاری مذاکره در سطح جهان یک امر شناخته شده بویژه در مذاکرات سیاسی و دیپلوماتیک می باشد.
با در نظر داشت نوعیت مذاکره، چگونگی موضوع مذاکره و یا طرفین مذاکره، محل برگزاری مذاکره نیز تفاوت خواهد نمود. مذاکره بر اساس توافق طرفین منازعه می تواند در هرجایی که مورد قبول آنها باشد برگزار شود، ولی چیزی که در انجام یک مذاکرۀ موفق
نهایت مهم می باشد این است که مذاکره کنندگان باید جایی را جهت اجرای گفتگوهای شان انتخاب نمایند که احساس راحت نمایند و از لحاظ امنیتی یا اعمال نفوذ جانب مقابل و یا طرف سوم نگرانی های وجود نداشته باشد. اگر یکطرف مذاکره و یا طرفین معتقد شوند که محل برگزاری مذاکره بنا به ملحوظات مشخصی به سود آنان نخواهد بود، یا هم مورد نفوذ طرف سوم و یا جانب مقابل قرار خواهند گرفت، آنان ممکن است محل بی طرف دیگری را برای انجام این مهم پیشنهاد نمایند. در مذاکرات سیاسی و بین المللی یا مذاکرات مسلکی، طرفین مذاکره ترجیح میدهند تا گفتگو های شان را در جا و فضائیکه مناسب به نیازمندی ها و تشریفات دیپلوماتیک باشد انجام دهند. البته در مذاکرات چندجانبه و یا همه جانبه اطراف مذاکره گاهی هم مجبور می شوند تا جهت انجام مذاکره ازجائی به جای دیگر یا از کشوری به کشور دیگری سفر نمایند.
قابل یاد آوری است همان گونه که مذاکره به شکل حضوری در یک محل معین دایر می گردد، مذاکره از طریق وسایل الکترونیکی نیز صورت گرفته می تواند. گرچه ازگذشته ً ها بدینسوکلا و یا اکثراً، مذاکرات به شکل حضوری مروج بود که زمان، مکان و شرایط  مذاکرۀ حضوری توسط طرفین تعیین می گردید، ولی در حال حاضر نظر به انقلاب سرسام آور در عرصۀ ساینس و تکنالوژی مردم دنیا بیش از حد با یکدیگر نزدیک شده اند. فراورده های معلوماتی و دسترسی به انترنیت و یا دیگر وسایل گفتگو از راه دور، طرفین را قادر می سازد تا مذاکرات شان را از طریق وسایل الکترونیکی مانند انترنیت، گفتگو های رو در رو، و کنفرانس های تلویزیونی انجام دهند.
انجام مذاکره با وسایل الکترونیکی می تواند شامل برگزاری و توافقات ابتدایی در مورد مذاکره از طریق ارسال نامه، فکس، تیلفون، ارسال پیامک یا ایمیل صورت گیرد.
مذاکره کنندگان به این موضوع توجه جدی نمایند که انجام مذاکره از طریق وسایل الکترونیکی چه فواید و درعین حال چه اضراری را برای آنها ممکن به بار آورد .