فرآیند مدیریت مذاکره
فرآیند مدیریت مذاکره
فرآیند مدیریت مذاکره اگر چه به شکل های گوناگون قابل ارائه می باشد و بنا به شرایط مذاکره متغیر است اما برای آگاهی و بهره گیری از یک برنامه اصولی می توان آن را به شرح زیر دنبال کرد :
1- مجادله و گفتگو
در این مرحله هر یک از طرفین بنا بر توقعات و اطلاعاتش مذاکره را آغاز می کند، بحث های کلی مبهم ،پرشاخ و برگ و گاهی خودخواهانه است . عدم آشنایی با نظرات و خواستهای طرف مقابل و یا عدم توجه به آنها باعث می شود تا گفتگو به نوعی مجادله نزدیک باشد.
2- روشن سازی
روشن ساختن نقاط تاریک و کور و رفع ابهام می تواند گام مناسبی برای ایجاد زمینه مناسب مذاکره باشد. شناخت افراد ، اهداف، ارزشها و آشنایی با شرایط و نیازها باعث می گردد تا به جای گام برداشتن در تاریکی ، با آسودگی بیشتر و مسیری معین هدف را جویا باشیم.
3- شناخت و درک
طرفین مذاکره هر اندازه با هدفها و نیازها بیشتر آشنا شوند، شیوه برخوردشان آسانتر و مناسبتر خواهد شد و در نتیجه میزان درک ، شناخت و تفاهم افزایش می یابد. در این مرحله با ید بتوان با تفهیم این موضوع که هدف ، رسیدن به توافق و رضایت نهایی طرفین است ، جهت مذاکره را در مسیر دلخواه قرارداد.
4- اطمینان
اطمینان زائیده شناخت و آگاهی است . وجود روحیه اطمینان در مذاکره می تواند عامل بسیلر موثری در ادامه آن باشد. اطمینان ناگهانی ایجاد نمی گردد، اگرچه گاهی اوقات بطور ناگهانی از دست می رود . مذاکره کنندگان باید با مدیریت مناسب این روحیه را ایجاد کنند و مذاکره کنندگان خود را در محیطی که بر آن اطمینان سایه افکنده است ، آسوده خاطر بیایند. اگر اطمینان به یکدیگر به وجود آید، روحیه افراد برای دستیابی به توافق مثبت و معتدل می گردد.
5-همگرایی
شناخت از هم و اطمینان به هم باعث می گردد تا نوعی همگرایی بوجود آید . توجه به مقصدی مشترک ، تقارن و نزدیک کردن خطوط فکری و رفتاری و هماهنگی در انجام مذاکرات ، همه بیانگر این حالت هستند . افراد نه تنها اختلافات را بزرگ نمی کنند بلکه در جستجوی کم کردن فاصله ها و هم مسیر شدن بر می آیند.
6- قابل پذیرش بودن
بسیاری از نکات مذاکره می تواند مورد پذیرش قرار گیرند و قابل اعتبار باشند ، این وضعیت تا زمانی به وجود می آید که با گذارندن مراحل قبلی با روحیه اطمینان و همسوئی بخواهیم هر چه بهتر به نتیجه دست پیدا کنیم . هنر مدیر مذاکره این است که بتواند جلسات را به گونه ای اداره نماید و جهت دهد که از مرحله ای خاص نکات مورد مذاکره و شرایط قابل پذیرش و اعتبار جلوه گر شوند .
7- گذشت و امتیاز
هیچ مذاکره موفقی نیست که در آن طرفین به مبادله امتیازات نپردازند . گذشت و امتیاز دادن باید دوطرفه باشد تا بتواند آینده را روشن تر و دستیابی به اهداف را میسر سازد . مدیریت مذارکه اصولی براین باور است که گذشت و امتیاز باید بجا و به موقع باشد تا نتیجه بخش عمل کند . امتیاز دادن بجا حتی اگر ناچیز باشد می تواند باعث گرفتن امتیازات بیشتری و مهمتری گردد .
8- توافق
در مذاکره اگر هر چیز در جای خویش بکار گرفته شود و مدیریت مذاکره به گونه ای باشد که هر یک از افراد بطور نسبی به خواسته هایش رسیده باشد، توافق در هر امر به ویژه در مذذاکره زمانی حاصل می گردد که نیازها و انتظارات با توجه به امکانات و محدودیت ها و شرایط خاص بطور نسبی برطرف گردند.
9- نتیجه گیری
سرانجام هر مذاکره ، توافق نهایی بر نکات و موارد مورد نظر باشد که در واقع نتیجه مذاکره به حساب می آید ، نتیجه مذاکره ممکن است همیشه ایده آل و مورد دلخواه همگان نباشد، اما بطور نسبی قابل قبول و اجراء باشد . نتیجه مذاکره بیانگر توافق بر روی نکاتی است که بصورت کتبی و در قالب قراردادها و یا موافقت نامه ها اعلام می گردد. نتیجه مذارکه نشان دهند تعهدات افراد و مسئولیت های آنان می باشد .