انتخاب زمان مذاکره

تعیین تاریخ و مدت زمان جلسۀ مذاکره با درنظر داشت چگونگی موضوعات مورد بحث، شرایط حاکم بر مذاکره، تعدد اطراف دخیل در مذاکره، پیچیدگی منازعه و همکاری یا عدم همکاری مشترک طرفین مذاکره،وقت و مدت جلسۀ مذاکره نیز تغییر خواهد نمود. مذاکره از لحاظ زمان ممکن است به وقتکمتر نیاز داشته باشد و همچنان نیز می تواند زمانگیر باشد. مذاکره ممکن است ساعات، روزها، ماه ها و حتی سال هارا در برگیرد. در صورتیکه حل و فصل منازعه به وقت بیشتر نیاز داشته باشد، بهتر است طرفین مذاکره مدت جلسه و وقت احتمالی را نیز برای آغاز و ختم مذاکره تعیین نمایند، به طور مثال، طرفین مذاکره می توانند تصمیم بگیرند که چه وقت جلسۀ مذاکره را آغاز و چه وقت ختم نمایند.
از توضیحات فوق بخوبی پیدا می شود که برنامه ریزی دقیق در مذاکره یکی از موضوعات اساسی برای کسب امتیاز بیشتر و رسیدن به توافق به حساب می رود. بدون برنامه ریزی درست و دقیق مشکل خواهد بود تا مذاکره کننده به اهداف و خواست هایش در مذاکره نایل گردد.پس از برنامه ریزی دقیق، جامع و همه جانبه، تعیین استراتیژی درست در مذاکره موضوع مهم دیگری است که در انجام مذاکرۀ موفق و سودمند نهایت عمده و اساسی شمرده می شود

عوامل کلی مذاکرات تجاری

عوامل کلی که در مذاکرات تجاری باید در نظر گرفته شوند عبارت اند از:

• عوامل مربوط به سازمان و محیط خارجی: مانند تأثیر عوامل سیاسی/قانونی در طرفین مذاکره و فرهنگ سازمانی از جمله فرآیندهای تصمیم گیری، عوامل فرهنگی، مانند ابعاد و چارچوب ارتباطات.
• ویژگی مذاکره کنندگان: مانند ویژگی جمعیت شناختی، عوامل شخصیتی، اثربخشی در ارتباطات-درک زبان و سبک های ارتباطی.
• عوامل مرتبط با مذاکره: هنجارهای مذاکره مانند اهداف مذاکره، متغیرهای مذاکره مانند کار مرتبط (مانند استراتژی چانه زنی و اجبار) و کار غیر مرتبط (مانند وضعیت تمایز).

مدل مذاکره کلود آلوین

مدل کلود آلوین
کلود آلوین آزمایشی را بر اساس شبیه سازی برت ترتیب داده است که در این آزمایش سه گروه مذاکره کننده وجود دارند که دو گروه آنها فروشنده و یک گروه خریدار هستند. تلاش بر آن بوده است که هر سه گروه از پتانسیل گزینش استراتژیهای رقابتی و همکاری بهره مند باشند. هدف در انجام این آزمایش نیز بررسی شرایطی بود که به واسطه آنها شرکت کنندگان اهداف و استراتژی های خود را بر می گزیدند.
در آزمایش آلوین مشخص شد که به طور خاص، موضع قدرت تیم مذاکره کننده و همچنین سطح نگرانی برای نتیجه طرف مقابل در مذاکره دو عاملی هستند که به روشنی قصود و عزم شرکت کنندگان در مذاکره و همچنین ملاحظات مد نظر در مورد انتخاب تاکتیک هایشان را تعیین می کنند. اما در سطحی متفاوتف باید بیان داشت که پیش بینی نفوذ بر  روی انتخاب های استراتژیک چه توسط اهدافی و چه توسط انتظارات مذاکره کنندگان از شرایط نتایج حاصله، کار پیچیده و سختی است. سوالی که همچنان باقی است اینکه چه چیز منجر به انتخاب آن می شود که مذاکره کنندگان میان استراتژی همکاری و رقابت در شروع رابطه شان یکی را برگزینند و نیز سوال پیچیده دیگر آن است که مذاکره کنندگان چگونه مسیر استراتژیک خود را در این دو بعد بر می گزینند؟ با استفاده از عامل توازن قدرت در شبیه سازی و مانور بر روی گروه ها در این آزمایش می توان اثر اهداف و انتظارات بر نتایج آشکار ساخت.
جنبه جالب این آزمایش است آن است که وقتی گروهی اهداف منطقی را تعیین کردند، تمایل دارند همتای آن خود را مجبور کنندد پیشنهادات آنها را بپذیرند، حتی اگر طرف مقابلشان بتوانند به سادگی به این اهداف نائل آیند. و نیز می توان فهمید در حالی که رویکرد حل مسئله می تواند برای هر دو طرف خوب و مفید باشد، تمایل به استفاده از قدرت به منظور حفظ منافع حتی با اهداف متوسط نیز وجود دارد. وقتی توازن قدرت تغییر کند، نه تنها نتیجه در مقایسه با اهداف مطلوب نمی ماند بلکه ایجاد اعتماد نیز به علت استراتژی های توزیعی که قبلا استفاده شده مشکل می شود. بنابراین در اینجا می توان اهمیت انتخاب استراتژی توزیعی را دریافت و همانطور که پیشتر به گفته استفان توماس نیز اشاره شده بود، باز هم تأکید می کنیم که توجه خاص به مواردی که استراتژی رقابتی در آنها مورد استفاده قرار می گیرد امری بسیار ظریف است که هرگز نباید ساده انگاشته شود.
وقتی توازن قدرت متزلزل و سطح اعتماد کم باشد تمایل به در نظر گرفتن فرصت ها وجود دارد مخصوصا فرصت هایی که می تواند وضعیت را بر حسب قدرت تغییر دهد یا تایید کند. بنابراین اهداف انعطاف پذیری (متوسط) باقی می مانند در حالی که انتظارات هنوز می تواند بالا باشد. استراتژی بکار رفته در آن مورد عمدتا بسته به علاقه به نتیجه طرف دیگر، فرصت طلبانه و مبارزه ای یا حتی تدافعی است. در مورد نگرانی زیاد برای نتیجه طرف دیگر، رویکرد حل مسئله بهترین نتایج را برای شرکت کنندگان در آزمایش حاصل می کند اما در این وضعیت سطح اعتماد پایین و گاهی اوقات سطح بالای اهداف و انتظارات شرکت کنندگان مذاکره کنندگان را مجبور می کند تا استراتژیشان تدافعی باشند.
با همه تلاشی که آلوین از خود در مورد ارائه یک مدل انتخاب استراتژیک نشان داده است و تمامی فرضیات خود را با آزمایشی جالب سنجیده است اما باید گفت مدل او فاقد جامعیت کامل است البته خود او نیز در مقاله اش به این نکته اذعان دارد و اشاره می کند که در آزمایش او اهداف پایین که در حقیقت به منزله وضعیت علاقه کم برای رسیدن به هدف مورد نظر است به علت موقعیت و هدف مذاکره اتفاق نیفتاده است. و همچنین وضعیت ها مثل سطح اعتماد بالا و توازن قدرت نامطلوب نیز سنجیده نشده است. از طرفی چون در حقیقت جدول آلوین گزارش آزمایش اوست. فقط در مورد ترکیب های خاصی از این عوامل بحث شده و در مورد ترکیب های محتمل دیگر نیز اصلا بحث به میان نیامده است. با این همه نوآوری مدل آلوین نسبت به مدل های قبلی اش ارائه استراتژی های موازی است. این نوآوری باز هم سخن دوپونت را به خاطر می آورد که استراتژی ها همیشه محض یا کلی نیستند بلکه می تواند بسته به تکامل پروسه مذاکره با هم ترکیب شوند.