انتخاب محل مذاکره

تعیین محل برگزاری مذاکره یکی دیگر از جنبه های تشریفات در مذاکرات، بخصوص در مذاکرات سیاسی تعیین محل برگزاری مذاکره می باشد. به این معنی که مذاکره در کجا باید صورت گیرد؟ در زمین خویش، در زمین حریف و یا در زمین ثالث؟ تعیین محل برگزاری مذاکره در سطح جهان یک امر شناخته شده بویژه در مذاکرات سیاسی و دیپلوماتیک می باشد.
با در نظر داشت نوعیت مذاکره، چگونگی موضوع مذاکره و یا طرفین مذاکره، محل برگزاری مذاکره نیز تفاوت خواهد نمود. مذاکره بر اساس توافق طرفین منازعه می تواند در هرجایی که مورد قبول آنها باشد برگزار شود، ولی چیزی که در انجام یک مذاکرۀ موفق
نهایت مهم می باشد این است که مذاکره کنندگان باید جایی را جهت اجرای گفتگوهای شان انتخاب نمایند که احساس راحت نمایند و از لحاظ امنیتی یا اعمال نفوذ جانب مقابل و یا طرف سوم نگرانی های وجود نداشته باشد. اگر یکطرف مذاکره و یا طرفین معتقد شوند که محل برگزاری مذاکره بنا به ملحوظات مشخصی به سود آنان نخواهد بود، یا هم مورد نفوذ طرف سوم و یا جانب مقابل قرار خواهند گرفت، آنان ممکن است محل بی طرف دیگری را برای انجام این مهم پیشنهاد نمایند. در مذاکرات سیاسی و بین المللی یا مذاکرات مسلکی، طرفین مذاکره ترجیح میدهند تا گفتگو های شان را در جا و فضائیکه مناسب به نیازمندی ها و تشریفات دیپلوماتیک باشد انجام دهند. البته در مذاکرات چندجانبه و یا همه جانبه اطراف مذاکره گاهی هم مجبور می شوند تا جهت انجام مذاکره ازجائی به جای دیگر یا از کشوری به کشور دیگری سفر نمایند.
قابل یاد آوری است همان گونه که مذاکره به شکل حضوری در یک محل معین دایر می گردد، مذاکره از طریق وسایل الکترونیکی نیز صورت گرفته می تواند. گرچه ازگذشته ً ها بدینسوکلا و یا اکثراً، مذاکرات به شکل حضوری مروج بود که زمان، مکان و شرایط  مذاکرۀ حضوری توسط طرفین تعیین می گردید، ولی در حال حاضر نظر به انقلاب سرسام آور در عرصۀ ساینس و تکنالوژی مردم دنیا بیش از حد با یکدیگر نزدیک شده اند. فراورده های معلوماتی و دسترسی به انترنیت و یا دیگر وسایل گفتگو از راه دور، طرفین را قادر می سازد تا مذاکرات شان را از طریق وسایل الکترونیکی مانند انترنیت، گفتگو های رو در رو، و کنفرانس های تلویزیونی انجام دهند.
انجام مذاکره با وسایل الکترونیکی می تواند شامل برگزاری و توافقات ابتدایی در مورد مذاکره از طریق ارسال نامه، فکس، تیلفون، ارسال پیامک یا ایمیل صورت گیرد.
مذاکره کنندگان به این موضوع توجه جدی نمایند که انجام مذاکره از طریق وسایل الکترونیکی چه فواید و درعین حال چه اضراری را برای آنها ممکن به بار آورد .

چطور یک مذاکره عالی داشته باشیم؟

مذاکره خوب؛ نیاز حیاتی کسب و کار ها

بیشتر مدیران حرفه ای به اهمیت مذاکره در زندگی واقفند، زیرا زمان قابل توجهی از زندگی حرفه ای خود را صرف مذاکره می کنند. به علاوه، زندگی شخصی شان هم با مذاکره همراه است. موفقیت و اثربخشی حرفه ای آنان به شدت متاثر از توانایی آنها در هنر و فن مذاکره است. این مهارت یا ناشی گری آنان در مذاکره است که نظر مدیران، همکاران، زیردستان، مشتریان، رقبا و سایرین را درباره موفقیت کاری شان شکل می دهد.

مدیران، زمان و کوشش بسیاری را صرف مذاکره می کنند، اما معدودی از آنان هنر و دانش مذاکره را به درستی می دانند. از این رو، بسیاری از مدیران حرفه ای نیازمند رویکرد بهینه در طرح ریزی و اجرای مذاکره ها هستند.

مدیران هرروزه با موقعیت های مختلفی برای مذاکره مواجه می شوند؛ خواه فروش یک محصول به مشتری جدید (مذاکره رسمی)، خواه استخدام یک کارمند جدید (مذاکره غیررسمی). برنامه ریزی برای مذاکره، از جمله مراحل مهمی است که متاسفانه اکثر مذاکره کنندگان به دلیل تنش های زیادی که بر مذاکرات حاکم است، آن را فراموش کرده و مستقیما و بدون آمادگی قبلی وارد فرآیند مذاکره می شوند.

چند ویژگی که باید در مذاکرات خود راعایت کنید عباتند از:

احساسات: احساسات شما می تواند به نفع یا به ضرر شما عمل کند. نشان دادن احساسات صحیح در زمان مناسب می تواند نشان دهنده عقیده شما در مورد یک پیشنهاد باشد. این مسئله می تواند شخصی را که به شما پیشنهاد می دهد تشویق کند که پیشنهاد را بدون اینکه از طرف شما مخالفتی عرضه شود تعدیل کند. از طرف دیگر، احساسات بیش از حد می تواند منجر به ضرر شما شود. اگر شما اجازه دهید که احساسات راهنمای شما در مذاکرات باشد، به آسانی می توانید یک معامله نامناسب را قبول کنید یا یک معامله مناسب را از دست بدهید.

صبر و تحمل: هیچ مذاکره ای آنقدر مهم نیست که لازم باشد با عجله انجام گیرد. بگذارید شخصی که طرف مذاکره شماست حرفش را تمام کند. سعی کنید حرفش را قطع نکنید. به این طریق به طرف شما موقعیتی داده می شود که که پیشنهاد خود را به طور کامل ارائه دهد. به شما نیز فرصتی می دهد که پیشنهاد ارائه شده را به طور کامل بررسی کنید. به خود استراحت دهید: دور شدن از مذاکرات برای مدتی خوب است. استراحت به شما فرصت جمع آوری افکارتان را برای دادن پیشنهاد یا پیشنهاد مخالف که مورد نظر شماست می دهد. حداقل، استراحت می تواند باعث کم کردن فشار روی شما بشود، به خصوص اگر احساس کنید که برای قبول یک معامله برخلاف میل تان تحت فشار قرار گرفته اید.

محل را ترک کنید: شما اجباری ندارید که معامله را قبول کنید. یک معامله نامناسب بدتر از انجام نشدن یک معامله است. اگر نمی توانید راهی پیدا کنید که حداقل مسائل مورد نظرتان قبل از شروع معامله را تامین کند، از میز مذاکره برخیزید و محل را ترک کنید.

فراموش نکنید که مذاکره تنها زمانی مفید خواهد بود که ابتدا به خواسته های خود دست پیدا کرده باشید.

[caption id="attachment_2851" align="alignnone" width="1685"] مدرس اصول و فنون مذاکره، مدرس مذاکره - آموزش وتدریس مذاکره مدرس دوره های اصول و فنون مذاکرات، مشاوره و آموزش اصول[/caption]

توصیه های حرفه ای از مدیران موفق

- مذاکره هنگامی روی می دهد که افرادی قصد دارند به کمک یکدیگر، مشکلات و چالش هایی را که بر سر آن با یکدیگر اختلاف نظر دارند، در تعاملی مشترک حل کنند. به بیانی ساده تر، مذاکره جریان دو سویه ارتباط، به  منظور دستیابی به تصمیمی مشترک و تفاهمی دوجانبه است. در مذاکره مطلوب و در فرآیند بازاریابی، براساس فرآیند «برد - برد» بین طرفین مذاکره استوار است.

در چنین تعاملی، باید شایستگی هر یک از طرفین توسط طرف دیگر مذاکره، به رسمیت شناخته شود. مذاکره مطلوب، هیچ حیله و نیرنگی را بر نمی تابد و در آن، امکان برقراری عدل و انصاف فراهم شده و از بهره برداری غیرمنصفانه از شرایط جلوگیری می شود و خریداران در تعاملی سالم به تفاهم می رسند.

- برای رسیدن به شرایط یک مذاکره کننده شایسته، لازم است از ویژگی های درونی خود شروع کنیم. درواقع باید ویژگی های شخصیتی و روانی مطلوب را در خود پرورش داده و با تکرار و تقویت مداوم این ویژگی ها در موقعیت های مختلف آنها را درون خود نهادینه کنیم تا به عادت ثانویه تبدیل شوند. برخی از ویژگی های مذاکره کنندگان خوب، داشتن اعتماد به نفس بالا، شایستگی و تسلط بر موضوع مورد مذاکره و موارد اینچنینی است.

- هنگام مذاکره، به زبانی که مسلط نیستید به هیچ وجه صحبت نکنید. این توصیه دو دلیل دارد؛ یکی اینکه در صورت عدم تسلط به زبان طرف مقابل امکان دارد جمله یا عبارتی گفته شود که همان بار معنایی مورد نظر ما را نداشته باشد و موجبات سوءتفاهم برای طرف مقابل ایجاد کند. نکته دیگر اینکه شخص مقابل می تواند به دلیل تسلط بر زبان خود، ماهیت برخی از عبارات و مفاهیم را تغییر دهد و موجبات از دست رفتن امتیاز را برای ما فراهم کند.

مترجم امیرآل‌علی- forsatnet.ir

ابزار های مذاکره ی اصولی و موفق

مهمترین ابزار مذاکره ناب
مذاکره ناب )Negotiation Lean( مذاکره ای است که هر دو طرف مـذاکره را صاحب ارزش هایی بنیادیـن و پایـدار می کند و از طرف دیگر در جریان مذاکره تلفات و ضایعات زمانی، مالی، سیاسی و فرهنگی به صفر نزدیک می شود. خواه مذاکره خانوادگی باشد، خواه برای کسب و کار و تجارت و شغل باشد، خواه مذاکره ای در سطح بین المللی باشد و ابعاد بزرگ سیاسی، فرهنگی، اجتماعی و اقتصادی داشته باشد. این نوع مذاکره ابزاری دارد که به طور خلاصه در این نوشته به آن اشاره می شود
مذاکره بهره ور جامع انسان یا انسان هایی که عازم جلسه مذاکره می شوند اگر به این ابزار تجهیز شده باشند، مذاکره، بهره وری بیشتری خواهد داشت و هر چقدر از ابزار TPN بیشتر و بهتر استفاده شود به Negotiation Lean نزدیک تر خواهیم شد. زیر بخش های مهم TPN به شرح ذیل است
 
1- Leadership Self )رهبری بر خود(:
شامل خود شناسی، خودسازی، خود نگهداری و خود کنترلی است. در این مبحث حتی حفظ سلامتی روح و جسم بسیار حائز اهمیت است.
2- آموزش و یادگیری مستمر :
در یک مذاکره خانوادگی در صورتی که طرفین مذاکره آموزش دیده باشند و در یک فرآیند یادگیری مستمر موضوعات ظریف و ریشه ای موضوع مذاکره )روابط خانوادگی( را آموخته باشند قطعاً می توانند مذاکره ارزشی تر و بهره ورتری داشته باشند. این موضوع
قابل تعمیم به مذاکرات شغلی، اجتماعی، تجاری و حتی سیاسی و بین المللی می باشد.


3- برطرف کردن مشکلات جزئی با تمرکز بر موضوعات مشترک:
در جریان مذاکره، اگر طرف یا طرفین مذاکره کننده بر موضوعات مشترک تمرکز کنند و بر اساس ارزش هایی که برای هر دو طرف قابل قبول است هدایت مذاکره را به دست بگیرند بهره وری مذاکره از نظر زمانی افزایش خواهد یافت. چه بسیار مذاکراتی که با
نادیده گرفتن این مشترکات سبب اتلاف هزینه های مالی و زمانی کلان شده است.
4- برنامه ریزی همه جانبه :
مذاکره کنندگان حرفه ای، برنامه ریزی را از ارکان بسیار با اهمیت مذاکره می دانند و اذعان می کنند که برنامه ریزی جزء لاینفک مراحل مذاکره است ولی به ندرت مشاهده شده است که رویکرد برنامه ریزان مذاکره بهره وری و کاهش تلفات باشد.TPN برای
مذاکره کنندگان یک پارادایم ایجاد می کند که در کلیه برنامه ریزی های خود اعم از زمانی، مکانی، نیروی انسانی، تدارکات و پشتیبانی ها مفهوم بهره وری را مدنظر داشته باشند.

5- آشنایی و تسلط کامل بر فرهنگ ها و خرده فرهنگ های طرف مقابل :
یکی از ابعاد حائز اهمیت TPN آشنایی با فرهنگ ها و حتی خرده فرهنگ های طرف مقابل است. بر اساس تجربه نگارنده در مذاکرات سازمانی و حتی بین المللی ناهنجاری های بسیار زیادی به واسطه عدم آشنایی مذاکره کننده با ارزش )Value( های حاکم
بر فرهنگ طرف مقابل به وجود آمده است که این ناهنجاری ها روند مذاکره را بسیار کند کرده است و هزینه های هنگفت زمانی و مالی را به تیم مذاکره کننده وارد کرده است.

6- کیفیت همه جانبه :
کیفیت )Quality( بعد دیگری از TPN که می توان گفت هدف نهایی استفاده از این ابزار است کیفیت و خلق کیفیت در جنبه های مختلف مذاکره می باشد.کیفیت گاه می تواند استفاده از "کلمات" مناسب در "زمان" مناسب به "شخص" مناسب باشد و مناسب
می تواند گاه به معنای "دَلّ"2 با شد و گاه به معنای "قَلّ "2 .کیفیت می تواند به معنای استفاده مناسب از زبان بدن باشد به نحوی که این زبان بدن تا مدت ها در ذهن طرف مقابل ماندگار شود